企业英语培训：商务信函写作

来源：本站原创时间：2017-09-15 14:02:51

商务信函写作是企业英语培训中的一项重要内容，因为商务信函承担着对外交流的任务，是企业发展客户不可或缺的一项重要技能。由此可见商务信函写作在企业英语培训中的地位。

企业英语的实用性很强，特别是在对外交流这方面不能随意，要采用严格的规范。在企业交往中，规范的企业英语往往能给他们留下严谨、诚恳的印象，为以后的成功打下坚实的基础。涉及到规范，就要从最基础的商务信函说起，这是企业英语培训中需要重点强调的内容。本文着重介绍企业英语培训中商务信函的写作技巧和方法。

企业英语培训一、 读者
企业的商务信函写作能力直接影响到客户对公司的评价,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着企业的形象,显示企业的层次和实力。同时,也可以用这种方式来评价和了解买家。商务信函写作水平决定了能否以专业的方式跟买家进行有效的交流,在企业业务往来中占据着至关重要的地位。因此，商务信函的写作技巧是企业英语培训中的一门重要功课。 在写作商务信函时，了解读者是成功的关键。无论任何沟通(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则便是了解听众,一切都围绕着这一原则开展。

企业英语培训二、遣词
简洁的词效果是最好的。企业英语研究的结果显示,如果文章的难度稍微低于人们正常的理解水平,那他们明白起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查百度。所以为了确保一般读者正确理解你的意思,尽量挑选通俗易懂的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。行话还有用武之地。行话是在特定的企业或行业内使用的专业语言。如果给这样的企业写信,行话就能比平常的词汇更清晰更准确地解释某些概念,也有助于技术人员读者建立起和睦友好的联系。

企业英语培训三、造句
句首、句尾的内容应该得到重点突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一启动电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重点内容埋没在长句的中间部位,这样可能会被人忽略漏看。商务应用文句子的平均长度为15～18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个词汇,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会误解句意，因此长句应切成两到三个短句最为适合。 最佳的商务信函应该由长短不同的句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短交错的文章对读者最具吸引力。 标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难理解的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速理解要点,而且也留有空白的位置。

企业英语培训四、分段
信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落太长,就可能使读者不愿浪费时间继续看下去。结尾段落也应该简明扼要,明白说明读者应该采取什么样的措施。意思表达得越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯通篇大论,他们会撇开中间的段落只看开始和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长 度控制在8行以内是最好的。 电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不能超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能简化段落。

商务信函写作的水平代表着企业的态度和形象，并且也反映了企业整体的英语水平，因此商务信函写作也是企业英语培训中最为强调的部分。看了小编总结的企业英语培训中的商务信函写作技巧，你有没有什么感悟和启发呢？