【商务信函篇】商务英语基础知识，看了就造怎么写了

来源：本站原创时间：2017-06-29 15:57:41

商务信函的书写也是商务英语的一部分，关于商务信函的书写，也是需要有一定准则以及规范，本篇主要大概介绍了商务信函以及分享商务信函书写格式，供大家学习。

今天，给大家简单介绍一下商务英语中一个常用的部分，商务信函（Business Letters）不同类型的商务信函有不同的写法。那么什么是商务信函呢？

商务信函是正式文件之间的通信，企业之间通过邮件进行往来的一种商业活动。使用商务信函的人是哪些人呢？大多数人的职业都需要写商务信函，一些人一天甚至要写许多封信。当然，读商务信件也是一些人的工作日常。信是写给一个人或者组织，有发件人（sender）也有收件人（recipient），他们之间之相互的。

下面是一些发件人和收件人的例子：

business ⇔ business（企业对企业）

business ⇔ consumer（企业对客户）

job applicant ⇔ company（求职人员对公司）

citizen ⇔ government official（市民对政府官员）

employer ⇔ employee（老板对员工）

staff member ⇔ staff member（员工对员工）

为什么要写商业信函呢？

有很多原因，例如：

to persuade（劝说）

to inform（通知）

to request（要求）

to express thanks（表达感谢）

to remind（提醒）

to recommend（建议）

to apologize（道歉）

to congratulate（祝贺）

to reject a proposal or offer（拒绝建议或邀请函）

to introduce a person or policy（介绍一个人或政策）

to invite or welcome（邀请或者欢迎）

to follow up（跟进）

to formalize decisions（正式的决策）

如何写一封商业信函？

商务信函这一专业术语多少会让人有些紧张。一些英语作为第二语言的人会担心，他们的写作能力达不到高级的商务书写的要求。但实际并非如此。在商业中，一封有效的信函通常句子简而短，使用的词汇也直截了当。邮件读起来越容易越好。因此，在写作时，你需要一些转折词，使你的句子过渡地更自然，更易理解。

1.首先也是最重要的，要确保收件人的姓名拼写正确。同时，要确定性别并写上适当的标题。女士用Ms.男士用Mr.如果你能够百分百确定对方是个已婚女士的话，那你可以用Mrs.在非正式的情况下，或者在长时间的往来后，你也可以直接称呼对方的名字。当你不知道对方的名字，也对方的相关信息时，你可以写"To Whom It May Concern"。在称呼的后面加上逗号，会更标准，当然不使用标点符号也是可以的。下面是一些常见的收件人称呼的格式。

Dear Mr Sid,

Dear Ms Crace,

Dear Jack James:

Dear Editor-in-Chief:

Dear Valued Customer

Dear Sir or Madam:

2.收件人称呼解决完，就正式进入信函主题，第一段的书写。在商务信函中，用一句友好的问候开头是很常见的形式。给大家举几个例子：

I hope you are enjoying happy vocation.

Thank you for your reply of July 5th.

It is my pleasure meeting you at the conference.

I appreciate your patience in waiting for response.

3.在简短的问候之后，用一两句话陈述这封信的主要目的。

例如：

I'm writing to you for...

I'm interested in the job which is posted on your website.

We'd like to invite you to be a member of our club.

4.第二段和第三段

用几个简短的段落来详细地描述你的主要观点。如果你的话只需要一段就能够表达清楚，那就不要故意多写一些多余的段落，来使你的信看起来很长。记住，商务信函主要目的是为了沟通，内容一定要简洁明了。如果你的信件内容包含比较敏感的话题，比如拒绝一个邀请函或者通知员工裁员期。那你最好把这句话放在第二段，而不要一开头就说明。下面是一些常见的表达不愉快的事实的句式：

I 'm sorry about that..

We are regretful to inform you...

After careful consideration we decide that...

5.最后一段

最后一段应该包括要求、提醒和附件。如果有必要的话，你的联系信息也应该放在这段。下面是商务信函里结尾段一些常用的句子：

Your early reply would be appreciated...

Please respond at your earliest convenience.

I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.

For further details...

If you require more information...

Thank you for taking this into consideration.

I appreciate any feedback you may have.

Enclosed you will find...

Feel free to contact me by phone or email.

6.结束语

在结尾要标上你的结束语以及署名，在这中间，你需要加上一个逗号。下面是一些常见的结束语的句式。如果你不想在自己的署名后加逗号的话，那你就省略掉逗号后面的结束语。

Yours truly,

Yours sincerely,

Sincerely,

Sincerely yours

Thank you,

Best wishes

All the best,

Best of luck

Warm regards,

现在大家对商务信函有没有一个全面的认识呢？